Une gestion efficace du courrier électronique

 

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Le courrier électronique est un outil destiné à faciliter la communication et à vous aider à accomplir votre travail. Si elle est bien gérée, la boîte de réception peut devenir le pivot central de votre flux de travail grâce auquel vous coordonnez votre travail et échangez commodément des informations essentielles à vos objectifs professionnels. Voici quelques stratégies pratiques et efficaces pour apprivoiser votre boîte aux lettres électronique.

Tout le monde reçoit beaucoup trop d'e-mails et le flux constant de messages entrants peut facilement devenir incontrôlable. Nous avons tous vécu des expériences si syphéennes en triant les anciens courriels, en les organisant et en les supprimant. Dans la première partie de notre série sur la manière de gérer les e-mails plus efficacement, j'ai parlé des options de personnalisation et d'organisation de Microsoft Outlook qui vous aident à rester à flot. Voici des directives simples et pratiques qui vous aideront à gérer efficacement vos e-mails, en veillant à ce qu'ils ne vous gèrent pas.

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Hiérarchisez les priorités

Tous les e-mails ne se ressemblent pas. En appliquant le principe 80/20 (oui, cela fonctionne aussi pour les e-mails !), seuls 20 % de tous les messages que vous recevez sont des e-mails de grande valeur. En d'autres termes : Pour gagner en efficacité, concentrez-vous sur les 20 % d'e-mails car le temps que vous y consacrez apporte un rendement maximal. La nature de votre travail détermine dans une large mesure ce que sont les 20 % d'e-mails pour vous. Si vous travaillez dans le domaine de la vente, par exemple, les 20 % d'e-mails peuvent être de nouvelles pistes commerciales, des demandes de clients, des opportunités de réseautage et d'autres choses qui ont un impact direct sur vos objectifs commerciaux. Vous devez donner la priorité à ces 20 % et y répondre dans la journée, pendant la période réservée aux e-mails (pour en savoir plus sur la période réservée aux e-mails, lisez Comment gérer vos e-mails plus efficacement - Partie 1). Pour les 80% d'e-mails, vous pouvez y répondre plus tard car ils ne concernent pas des sujets urgents.

Catégorisez

Si vous ne répondez pas immédiatement aux e-mails, il est utile de les classer dans différentes catégories en fonction de leur niveau de priorité. Laissez-moi vous donner un exemple. Vous travaillez dans le département des ressources humaines et vous voulez examiner les candidatures pour le dernier poste vacant seulement après la date limite de dépôt des candidatures. Vous pouvez soit retourner à votre boîte de réception plus tard et chercher dans les messages passés pour trouver les candidatures. OU BIEN : Vous surlignez les candidatures d'une seule couleur, ce qui vous permet d'y répondre plus efficacement par la suite. Microsoft Outlook permet d'attribuer très facilement des catégories à des e-mails individuels. Il suffit de faire un clic droit sur l'e-mail auquel vous souhaitez attribuer une catégorie et d'en sélectionner une dans le menu contextuel qui apparaît. 

Pour modifier les catégories existantes ou en créer de nouvelles, cliquez sur Toutes les catégories dans le menu déroulant et apportez les modifications nécessaires.

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Archiver

Au lieu de supprimer les e-mails que vous avez déjà examinés et auxquels vous avez répondu, il est préférable de les déplacer vers votre archive personnalisée. De cette façon, vous pouvez retrouver beaucoup plus facilement les messages passés sur un sujet particulier et vous pouvez facilement suivre l'évolution du flux de travail et de la communication. Pour créer votre propre archive d'e-mails, créez de nouveaux dossiers dans votre boîte de réception en faisant un clic droit sur Boîte de réception et en sélectionnant Nouveau dossier dans le menu contextuel. Veillez à utiliser un système de dénomination pertinent qui ajoute de la clarté. Disons que vous préparez un salon professionnel, nommez le sous-dossier comme le salon professionnel que vous êtes en train de préparer, par exemple : Photonics West SF 2015. Microsoft Outlook organisera les sous-dossiers de la boîte de réception par ordre alphabétique. Si vous préférez organiser l'archive dans une structure hiérarchique, vous pouvez ajouter des numéros courants pour trier les dossiers de manière personnalisée. Une fois que vous avez créé l'archive, vous pouvez simplement déplacer les messages électroniques par glisser-déposer.

Créer des règles pour la boîte de réception

Vous recevez quotidiennement des messages contenant des informations précieuses qui ne sont pas prioritaires pour le moment. Configurez votre compte e-mail pour qu'il archive automatiquement ces messages dans un dossier dédié. De cette façon, tous les messages de blog sur les dernières nouvelles technologiques vont dans le dossier technologie, les mises à jour des médias sociaux et des réseaux vont dans le dossier médias sociaux, et ainsi de suite. Pour créer une règle de boîte de réception, cliquez sur Règles dans la section Déplacement du ruban Outlook et sélectionnez Créer une règle dans le menu déroulant.

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Se désabonner

Ne recevez plus d'e-mails que vous ne lisez pas. Vous vous inscrivez probablement à des bulletins d'information qui fournissent des informations utiles sur l'un des sujets sur lesquels vous travaillez actuellement. Si vous supprimez régulièrement des bulletins d'information auxquels vous vous êtes abonné à un moment donné, il est temps de vous désabonner. Cela permet de nettoyer immédiatement votre boîte de réception et de la débarrasser de bon nombre des 80 % d'e-mails mentionnés ci-dessus.

 WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles, et de progiciel de gestion intégré en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).