Pourquoi votre lieu de travail a besoin d'une salle de courrier numérique?

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Suivre manuellement les colis livrés sur le lieu de travail est une tâche pénible. Voici pourquoi vous devriez envisager d'adopter une salle de courrier numérique.

Lorsque vous faites des achats en ligne, préférez-vous que vos colis soient livrés à votre domicile ou à votre lieu de travail ? Une étude récente de Wakefield Research portant sur 1 000 employés de bureau a révélé que 69 % d'entre eux ont déjà reçu un colis personnel à leur bureau. Avec l'essor du commerce électronique et l'augmentation du nombre de colis livrés sur le lieu de travail, une pression inattendue s'exerce sur le personnel de la réception, les chefs de bureau et les employés de la salle du courrier, qui ont la tâche fastidieuse d'accepter et de traiter un flux constant de livraisons.

Et puis, il y a le problème de l'encombrement inesthétique. Pour les entreprises qui n'ont pas de salle de courrier attitrée, les colis sont souvent stockés à la vue de tous dans la zone de réception. Si vos employés sont peut-être habitués à cette montagne de colis, ce n'est pas le cas de vos visiteurs. En fait, les visiteurs peuvent même avoir une mauvaise opinion de votre entreprise. La même étude de Wakefield a révélé que 75 % des personnes interrogées ont jugé négativement une entreprise en fonction de leur première impression du hall d'entrée.

Il est juste de dire qu'une réception désordonnée ne va impressionner personne. C'est pourquoi une salle de courrier numérique est essentielle pour tout lieu de travail moderne. Dans cet article, nous aborderons les inconvénients de la gestion manuelle des colis et expliquerons pourquoi les logiciels de gestion des livraisons sont incontournables, améliorant ainsi l'expérience des employés et des visiteurs sur le lieu de travail.

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La nécessité d'un système numérique rationalisé est de plus en plus pressante.

Un rapport de Shopify prévoit que les achats en ligne dans le monde augmenteront de 40 %, passant de 3,5 billions de dollars en 2019 à 4,9 billions de dollars en 2021. Les raisons pour lesquelles les gens optent pour la livraison de colis au travail sont variées. Selon l'étude de Wakefield, elles comprennent l'absence de domicile pendant les périodes de livraison (63 %), les préoccupations en matière de sécurité, comme la crainte que les colis soient volés sur le pas de la porte (50 %), et les raisons liées à la vie privée (37 %). La popularité des achats en ligne ne cessant de croître, les livraisons personnelles sur votre lieu de travail vont certainement augmenter également.

Si votre personnel d'accueil gère les colis manuellement, il passe probablement trop de temps chaque jour à s'occuper des livraisons. Pour chaque colis livré, ils doivent noter les numéros de suivi, trouver un endroit pour les stocker et informer le destinataire par e-mail ou par téléphone. Il est également possible que le destinataire attende plusieurs jours avant de venir chercher son colis. Ou, pire encore, qu'il ne reçoive jamais de notification. Le besoin d'un logiciel de gestion des livraisons devient de moins en moins un "bon à savoir" et de plus en plus une nécessité.

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Qu'est-ce qu'une salle de courrier numérique ?

Une salle de courrier numérique est un système rationalisé permettant de traiter plus rapidement et plus efficacement les livraisons destinées à votre organisation. Un logiciel de gestion des livraisons permet au personnel de la réception ou de la salle du courrier de scanner rapidement les colis, créant ainsi automatiquement un journal de livraison numérique de chaque article livré et récupéré.

Les employés reçoivent une notification automatique, qui non seulement les avertit d'une nouvelle livraison, mais leur fait également plaisir. Les employés des lieux de travail dotés d'une gestion numérique des livraisons ont tendance à retirer leurs colis plus rapidement (généralement dans les 24 heures), ce qui réduit considérablement l'encombrement de la réception. Les employés qui ne vont pas chercher leurs colis reçoivent des messages de rappel automatiques jusqu'à ce qu'ils le fassent.

Les logiciels de gestion des livraisons exigent également que les employés signent pour leurs colis, afin que vous sachiez que chaque article a été récupéré par son propriétaire légitime. Enfin, le personnel de réception a accès à des analyses et à des rapports qui lui permettent de savoir combien de colis ont été livrés et à quelle vitesse ils ont été collectés. Ces données aident votre personnel à repérer les tendances afin d'améliorer vos opérations de livraison.

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La gestion manuelle des livraisons prend trop de temps

La gestion manuelle des livraisons prend beaucoup de temps au personnel de la réception, au chef de bureau et aux employés de la salle du courrier. Ce processus à forte intensité de main-d'œuvre nécessite environ 10 minutes de travail par colis, de la réception initiale à la signature du destinataire pour sa livraison. Si votre lieu de travail reçoit 10 colis par semaine, cela représente plus d'une heure et demie de travail hebdomadaire pour gérer les livraisons.

En revanche, avec un logiciel de gestion des livraisons, il ne faut que 31 secondes par colis, de la numérisation du colis à l'envoi de la notification. Cela améliore grandement l'expérience sur le lieu de travail pour le personnel de réception qui a plus de temps à consacrer à d'autres projets.

Gardez la trace de vos livraisons prioritaires

Outre la gestion des colis personnels de vos employés, il est parfois essentiel de disposer d'un meilleur système pour suivre les livraisons prioritaires de votre entreprise. Par exemple, si votre responsable informatique attend avec impatience un envoi d'équipement informatique coûteux ou d'autres matériels, il est important de disposer d'un logiciel de livraison sécurisé avec une trace écrite numérique facile à suivre.

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