Procédures de gestion du courrier au bureau

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Bien que la communication au bureau soit principalement assurée par le courrier électronique et la messagerie instantanée, presque tous les bureaux reçoivent et traitent encore une énorme quantité de documents. En effet, selon l'Agence américaine de protection de l'environnement, l'employé de bureau moyen manipule environ 10 000 feuilles de papier par an, soit une moyenne d'environ deux livres de papier et de produits en carton par jour. De meilleures procédures de gestion du courrier au bureau peuvent contribuer à assurer un flux fluide de communication interne et externe.

Désigner le personnel approprié

Même les petites entreprises peuvent bénéficier de la désignation d'une personne chargée de gérer tout le courrier entrant et sortant afin de s'assurer que rien ne se perd ou n'est mal acheminé vers sa destination. Plus l'entreprise est grande, plus le nombre de personnes chargées de recevoir, rassembler, distribuer et collecter le courrier et les colis de l'entreprise doit être élevé. Le courrier électronique devenant un choix de plus en plus populaire pour la communication et la distribution de documents officiels, le traitement du courrier papier peut faire partie de la description de poste d'un employé, en fonction du volume de courrier qui passe par les canaux de communication habituels de l'entreprise. Pour les livraisons commerciales (par exemple, UPS, FedEx, DHL), la réceptionniste est généralement la meilleure personne pour recevoir et signer les colis entrants en raison de son emplacement privilégié. Cependant, il n'est généralement pas judicieux de confier toutes les autres tâches de gestion du courrier à la réceptionniste, car cette responsabilité l'obligerait souvent à laisser son bureau sans surveillance pendant de longues périodes.

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Créer des organigrammes de distribution de courrier

Les responsables et les employés chargés de la distribution du courrier doivent collaborer à l'élaboration de directives - à l'aide d'organigrammes, de listes de contrôle ou de tout autre format qui convient à votre entreprise - que tous les employés, en particulier ceux qui supervisent la distribution et la collecte du courrier, devront suivre. Ces directives doivent prendre en compte toutes les étapes de la collecte du courrier : collecte du courrier au centre de collecte central (boîte postale, facteur, bureau de poste de l'entreprise, personnel chargé de la livraison des colis ou boîte aux lettres classique) ; assemblage à un endroit spécifique du bureau désigné uniquement pour le tri du courrier ; distribution dans les boîtes aux lettres des services ou des particuliers ou remise en main propre à chaque bureau ; collecte du courrier sortant et garantie que tout le courrier sortant est correctement adressé et affranchi ; et maintien de la zone de collecte/tri du courrier en ordre et bien approvisionnée.

Fournir les fournitures nécessaires

Assurez-vous que le poste de collecte/distribution du courrier dispose de toutes les fournitures dont l'employé a besoin pour faire son travail. Si votre entreprise est suffisamment grande pour que la distribution du courrier se fasse plus efficacement à partir d'un endroit central, installez un solide classeur ou trieur de courrier avec de nombreux casiers pour chaque service ou membre du personnel et étiquetez-les clairement. Les départements auront besoin de plus grands casiers que les individus, alors donnez-leur beaucoup d'espace. Gardez une armoire ou un bureau bien approvisionné avec des rouleaux de ruban adhésif et des distributeurs de ruban adhésif, du matériel d'emballage, des enveloppes, des étiquettes de retour de différentes tailles préimprimées avec l'adresse de votre entreprise, des étiquettes d'expédition de différentes tailles préimprimées avec certaines des destinations de courrier les plus courantes de votre entreprise, des tampons d'heure et de date, une balance pour colis, des stylos, des marqueurs, des bacs de rangement et un petit diable ou chariot. N'oubliez pas d'inclure une déchiqueteuse de taille industrielle et des bacs de recyclage. Si votre entreprise reçoit plus de courrier qu'une seule personne ne peut en déchiqueter ou en recycler, envisagez de faire appel à une entreprise extérieure de gestion/recyclage des documents qui se chargera de ce travail pour vous.

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Garder la trace de tout le courrier entrant et sortant

Créez un système de gestion du courrier électronique pour suivre tout le courrier entrant et sortant. Si votre entreprise ne compte que vous et une assistante, vous pouvez sauter cette étape, mais si vous supervisez un grand service ou une entreprise comptant des dizaines d'employés, créez un système qui gardera la trace des dates d'arrivée du courrier et, si nécessaire, de son destinataire. Il est particulièrement important de créer ces systèmes si votre entreprise reçoit beaucoup de documents juridiques et de colis sensibles. Les articles se perdent plus souvent qu'on ne le pense, même dans les petits bureaux ; il vaut mieux éviter ces situations frustrantes en créant une feuille de calcul Excel de base, par exemple, qui indique quand un colis est arrivé et quand il a été réclamé par son destinataire ou son représentant.

EXEMPLES DE NORMES POUR LES PROCEDURES DE BUREAU

Les procédures de bureau sont la norme acceptée pour faire des affaires sur un lieu de travail spécifique. Ces normes peuvent varier en fonction de l'industrie, de la charge de travail, de l'emplacement géographique, du professionnalisme du bureau ou de la taille de l'entreprise. Par exemple, les procédures de bureau d'un cabinet médical, dentaire ou juridique seront très différentes de celles d'une entreprise de construction, de vente au détail ou d'importation. Cependant, il existe des "normes" pour les procédures de bureau dans tous les secteurs.

Procédures téléphoniques

Tous les bureaux exigent des manières professionnelles et courtoises au téléphone. Répondez rapidement au téléphone, parlez clairement et poliment, et ne laissez jamais un appelant en attente plus de quelques secondes sans le rappeler, même si tout ce que vous dites est "Je travaille toujours sur votre demande".

Prenez des messages pour les employés qui sont absents du bureau ou indisponibles. Enregistrez clairement le nom, la date, l'heure et le numéro de téléphone de l'appelant, ainsi que l'objet de l'appel, s'il est indiqué. Lorsqu'un système de messagerie vocale est en place, demandez à la personne qui appelle si elle souhaite laisser un message vocal, puis transférez-la au système de messagerie vocale. Il est impoli de transférer un appel sans en informer l'appelant à l'avance.

Gestion des données

Les spécificités de la gestion des dossiers varient beaucoup d'un bureau à l'autre, mais les détails de toutes les opérations commerciales doivent être conservés de manière ordonnée et professionnelle. Conservez des copies de tous les reçus, factures, relevés de compte, ordres de travail, propositions, estimations de travaux, correspondance, rapports et tout autre document produit par l'entreprise.

Créez des dossiers pour chaque fournisseur, compte client, vente ou projet, en fonction des spécifications de l'entreprise. Étiquetez clairement tous les dossiers et classez-les dans un endroit facilement accessible où ils pourront être retrouvés rapidement en cas de besoin. Ce sont là les conditions nécessaires à la bonne gestion de toute entreprise, quel que soit le secteur d'activité.

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Traitement et distribution du courrier

La gestion du courrier entrant et sortant varie également selon le bureau, mais traitez tout le courrier comme une correspondance importante et traitez-le rapidement, en particulier la correspondance avec les clients.

Ouvrez et acheminez le courrier au service ou à l'employé approprié, selon les procédures spécifiques de l'entreprise. N'ouvrez jamais le courrier portant la mention "personnel". Si le courrier entrant doit être ouvert avant d'être distribué, attachez l'enveloppe au dos de la correspondance au cas où une adresse ou des informations sur l'expéditeur seraient nécessaires.

Pesez le courrier sortant, si nécessaire, et apposez la quantité appropriée d'affranchissement dans le coin supérieur droit. Si le courrier est ramassé par un facteur, placez-le à l'endroit approprié pour le ramassage. S'il est apporté au bureau de poste local, placez toutes les lettres dans une boîte pour faciliter le transport. Attachez tous les paquets avec du ruban adhésif et étiquetez-les clairement pour qu'ils soient livrés correctement.

Ordinateurs et technologie

Il est important de s'assurer que les données informatiques sont correctement protégées dans les bureaux d'aujourd'hui qui dépendent fortement de ces informations. Appliquez les procédures de sécurité de base pour protéger les fichiers et le matériel informatiques.

Pour protéger les documents et les logiciels, créez une sauvegarde quotidienne de tous les fichiers informatiques sur un site Internet offrant un tel service, ou sur une clé USB ou un disque Zip séparé. Soyez prudent lorsque vous téléchargez des fichiers et des logiciels sur Internet. Faites fonctionner un programme de protection contre les virus chaque fois que vous allumez votre ordinateur, et tenez à jour la base de données des virus, car de nouvelles menaces apparaissent constamment.

Protégez le matériel informatique avec un parasurtenseur solide et fiable. Éteignez les ordinateurs la nuit lorsque personne ne les utilise et débranchez les appareils électroniques en cas d'orage violent.

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