10 bonnes pratiques de messagerie professionnelle pour un lieu de travail productif

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Perdre du temps sur les e-mails au travail, c'est tellement 2000. Front a compilé les meilleures pratiques de gestion des e-mails qui ont fait leurs preuves et que chaque bureau doit suivre. L'e-mail est une vieille âme précieuse. Il existe depuis près de 50 ans, et il n'a pas beaucoup changé depuis ses humbles débuts. Son existence a révolutionné notre façon de communiquer, mais soyons francs : la communication par courrier électronique traditionnelle ne fonctionne pas bien au travail.

Pourquoi mettre en œuvre les meilleures pratiques de messagerie électronique pour votre équipe au travail ?

La réponse est très simple : elle nous fait perdre du temps et de l'argent. L'employé de bureau moyen consacre 28 % de sa semaine de travail au courrier électronique. Sans surprise, une grande partie de ce temps n'est pas productive. Certains de ces courriels peuvent être urgents. D'autres peuvent être traités à temps. Malheureusement, sans une bonne gestion des e-mails, les boîtes de réception peuvent facilement devenir un désastre :

La gestion de centaines d'e-mails prend beaucoup de temps. Tous les e-mails professionnels ne sont pas pertinents ou utiles - la plupart d'entre eux n'ont pas besoin d'être lus.

Les e-mails professionnels peuvent empiéter sur le temps personnel des travailleurs et vous suivre dans votre vie privée (merci les smartphones). Ils peuvent créer des distractions et détourner votre équipe de sa tâche. Comme toute communication non verbale et non directe, le courrier électronique peut donner lieu à des erreurs de communication. Pour éviter que l'e-mail ne tourne mal, essayez d'adapter ces 10 meilleures pratiques de gestion des e-mails au travail.

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10 bonnes pratiques de gestion des e-mails au travail

1. Gérer les e-mails de groupe dans une boîte de réception partagée

Lorsque vous faites partie d'un alias de messagerie de groupe, comme contact@company.com, chaque personne de votre équipe reçoit une copie d'un e-mail. Ensuite, vous devez tous le lire, et vous devez tous décider de ce que vous allez en faire. À moins qu'il ne s'agisse de quelque chose que toute l'équipe avait vraiment besoin de lire, cet e-mail a fait perdre du temps à tout le monde. Cela s'accumule. L'utilisation d'une boîte de réception partagée résout ce problème, en particulier lorsque l'adresse électronique du groupe est utilisée pour les communications avec les clients ou les demandes qui ne peuvent et ne doivent être traitées que par une seule personne.

Dans une boîte de réception partagée, chacun peut voir quels sont les e-mails en attente. Vous regardez tous la même copie. Lorsqu'une personne ouvre un message et y répond, tout le monde peut le voir. Lorsque vous archivez un e-mail à partir d'une boîte de réception partagée, il est archivé pour tout le monde - donc pas de réponses en double, et pas de temps perdu à lire des e-mails qui ont déjà été traités. C'est un système gagnant-gagnant.

Gmail et Outlook disposent de solutions de boîtes de réception partagées qu'ils ont conçues pour s'adapter à la messagerie de groupe pour les entreprises, mais nous recommandons bien sûr Front puisqu'il s'agit d'une plateforme de communication client spécialement conçue pour les entreprises qui ont besoin de gérer ensemble la messagerie de leur équipe. Vous pouvez en savoir plus sur les options dans notre guide sur la gestion des boîtes de réception partagées pour les équipes en contact avec les clients et les consommateurs.

2. Désignez des moments spécifiques pour les e-mails

Si vous faites des allers-retours constants dans votre boîte de réception, vous n'accordez pas l'attention nécessaire aux autres tâches. Il y a de fortes chances que les e-mails qui retiennent votre attention ne soient pas plus pertinents que les tâches qu'ils perturbent. Au lieu de vérifier constamment vos e-mails, pensez à désactiver les notifications. Ensuite, désignez deux ou trois moments par jour pour passer quinze minutes à vérifier vos e-mails et à y répondre. De cette façon, chaque correspondance recevra l'attention qu'elle mérite sans perturber quoi que ce soit d'autre.

3. Mettez en place des directives pour rédiger des e-mails concis

Il est frustrant de lire un courriel de plusieurs paragraphes pour se rendre compte que la majorité des points pourraient être résumés en quelques phrases, surtout lorsque tous ces détails ne vous concernent pas. C'est pourquoi il est si important d'écrire de manière concise.

Plus de mots dans votre courriel ne signifie pas que vous avez fait plus de travail. Faire un compte rendu à votre équipe sur ce point peut s'avérer extrêmement utile pour mettre tout le monde d'accord, car vous serez tous plus efficaces si vous ne lisez pas des romans à chaque fois que vous recevez un e-mail d'un coéquipier. Nous avons rédigé un article complet sur la suppression des mots et des phrases inutiles dans vos e-mails, mais vous pouvez en avoir un résumé ci-dessous :

Ai-je supprimé les mots de remplissage comme "Je ne fais que passer" et "J'ai hâte d'entendre ce que vous pensez" ?

Ai-je utilisé la version la plus courte de chaque phrase ? Par exemple, ai-je transformé "à l'exception de" en "à l'exception de" ?

Chaque fois que vous écrivez un paragraphe dans un courriel, demandez-vous si vous pouvez en faire des puces. Si oui, transformez-le en puces.

S'il doit vraiment être long, pouvez-vous inclure un résumé ou un TL:DR en haut pour les parties qui ont simplement besoin d'un aperçu ?

Que se passe-t-il si vous avez encore des choses à dire ? Envisagez de créer un document et de l'ajouter en pièce jointe. Vous pouvez également utiliser des outils pour vous aider à rendre votre écriture plus claire et plus concise, tels que : Grammarly, TrustMyPaper, WhiteSmoke, GrabMyEssay ou Hemingway.

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4. Énumérez les tâches, les attentes et les échéances

Une communication floue est toujours un risque avec les e-mails. C'est pourquoi il est très important d'être très clair sur les attentes et les délais. Sinon, les demandes peuvent ressembler à des suggestions ou à des idées... et rien n'est fait. Le moyen le plus simple de vous assurer que vous êtes clair est d'utiliser une simple liste numérotée. Indiquez ce que vous voulez que les gens fassent et ce que vous voulez qu'ils fassent.

5. Évitez les "reply-all" inutiles.

C'est un exercice facile. La réponse à tout inspire toutes sortes d'histoires d'horreur sur le lieu de travail. À moins que vous n'ayez besoin que chaque destinataire lise ou fasse quelque chose, évitez d'utiliser le bouton "Répondre à tous". Au lieu de cela, séparez l'e-mail en une conversation distincte, ou répondez uniquement à l'expéditeur.

Il semble que chaque site Web que vous visitez vous demande votre adresse électronique. Nous nous sommes tous inscrits à des listes d'e-mails qui ne nous intéressent pas, juste pour obtenir quelque chose dont nous avions besoin. Ensuite, nous nous retrouvons à recevoir des courriers électroniques dont nous ne voulons pas et dont nous n'avons pas besoin. Ou peut-être étiez-vous intéressé par le passé, mais vous vous retrouvez aujourd'hui en train d'effacer ces e-mails.

Ne perdez plus votre temps à les consulter chaque fois que vous recevez une notification. Au lieu de cela, passez environ 15 minutes par semaine à parcourir vos e-mails et à cliquer sur "désabonner". Vous simplifierez votre liste, vous verrez plus facilement ce qu'il est important de lire dans votre boîte de réception et vous vous libérerez d'un poids en n'ayant plus la notification "100 e-mails non lus" qui vous regarde fixement. Il existe même des outils pour vous aider à maîtriser les abonnements aux e-mails, comme Unroll.me, Boomerang, etc.

7. Utilisez des dossiers, des étiquettes et des tags

Les façons d'organiser votre boîte de réception sont infinies, mais ne laissez pas cette idée vous paralyser. Vous pouvez lire ces 4 façons uniques d'organiser les dossiers de la boîte de réception :

Méthode basée sur le temps : Créez des dossiers pour des moments spécifiques comme Urgent, Aujourd'hui, Demain, Cette semaine et Ce mois-ci, et organisez les messages dans chacun d'eux au fur et à mesure qu'ils arrivent.

Méthode du message aux tâches : Gmail dispose d'une fonction "tâches". Cette méthode consiste à affecter les messages à des tâches spécifiques au fur et à mesure qu'ils arrivent, afin qu'ils soient tous rattachés à un projet plus vaste.

Méthode des règles : Définissez une règle automatique pour diriger les messages de certains destinataires (comme les clients) vers leur propre dossier.

Méthode du dossier d'attente : Créez un dossier intitulé Attente et placez-y les messages qui n'ont pas leur place dans votre système de gestion des tâches ou qui ne nécessitent pas une réponse immédiate. Puis revenez en arrière et traitez-les par lots.

8. Enregistrez des modèles de messages et d'e-mails

Levez la main si vous aimez taper la même chose encore et encore . C'est ce que nous pensions. Les modèles de messages peuvent sauver la journée. Si vous utilisez Front, vous pouvez taper un e-mail et l'enregistrer automatiquement comme modèle de message - et le reste de l'équipe pourrait le rechercher et l'utiliser aussi. Vous pouvez également préremplir une liste de modèles de messages parmi lesquels votre équipe pourra choisir, ce qui simplifie la communication de votre marque et aide votre équipe à travailler plus rapidement. Si vous utilisez Gmail ou Outlook, vous pouvez également configurer des modèles de messages ou, en dernier recours, enregistrer un document courant contenant des réponses que votre équipe pourra copier et coller.

9. Règles et automatismes

La plupart des clients de messagerie ont la possibilité de créer une sorte d'automatisation qui vous permet de configurer certains e-mails pour qu'ils fassent une certaine chose. Il peut s'agir d'archiver l'e-mail, de l'étiqueter, de le classer dans un dossier ou, si vous utilisez les règles de Front, de quelque chose de plus complexe, comme notifier un certain membre de l'équipe ou définir une alerte. Il s'agit là de gains de temps évidents, mais le plus difficile est de prendre le temps de réfléchir à ce que vous souhaitez automatiser. Nous disposons d'un répertoire de règles pour Front qui répertorie les règles les plus utilisées pour vous donner une idée des choses qui pourraient être automatisées pour votre équipe (ou votre boîte de réception personnelle).

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10. Applications et extensions de messagerie

Il existe une multitude d'applications et d'extensions que vous pouvez utiliser pour améliorer votre expérience de la messagerie. La première que nous vous recommandons, naturellement, est Front, pour gérer les e-mails en équipe et gagner du temps sur les e-mails. (Instructure permet de gagner 10 heures par personne chaque semaine). Vous pouvez également utiliser des extensions de navigateur qui vous facilitent la vie, par exemple :

AutoTextExpander pour compléter les mots automatiquement.

Grammarly pour s'assurer que votre orthographe et votre grammaire sont correctes, même lorsque vous tapez à la vitesse de la lumière.

Me pour vous désabonner des e-mails que vous n'avez pas besoin de voir.

Grâce aux meilleures pratiques en matière de courrier électronique, votre équipe peut prospérer.

Le courrier électronique est l'outil de communication par excellence des entreprises. S'il est utilisé correctement, il peut augmenter de manière significative l'impact de votre équipe - sur la réalisation des projets, la communication interne et la communication avec les clients.

Malheureusement, de mauvaises habitudes et une mauvaise gestion des e-mails peuvent faire de ces derniers, au mieux, un frein à la productivité et, au pire, un coût important pour votre entreprise. En appliquant ces meilleures pratiques de gestion des e-mails, vous pouvez libérer votre équipe des chaînes de l'e-mail et l'utiliser à votre avantage.

Pour plus de bonnes pratiques en matière de gestion des e-mails, vous pouvez lire notre guide de gestion et d'organisation des e-mails professionnels.

À propos de l'auteur : Kristin Savage nourrit, stimule et donne du pouvoir en utilisant la magie d'un mot. Parallèlement à l'obtention de son diplôme en écriture créative, Kristin a acquis de l'expérience dans le secteur de l'édition, avec une expertise en stratégie marketing pour les éditeurs et les auteurs. Elle travail aujourd'hui comme rédactrice indépendante chezWowGrade et SupremeDissertations.

 

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