lettre de remerciement : Remerciement pour la fidélité aux clients + exemple

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Les secrétaires de bureau sont en grande partie occupées, au cours d'une journée de travail, à rédiger une correspondance spécifique de manière professionnelle. Outre les factures, les rappels et les bulletins de livraison, qui sont dans la plupart des cas générés de manière automatisée, la correspondance commerciale a généralement un caractère individuel.

Outre les lettres commerciales, les lettres de remerciement adressées aux clients et aux partenaires commerciaux font partie des occasions adéquates et positives de rédiger de la correspondance commerciale.

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Dans le cadre de l'entreprise, il est de bon ton d'exprimer sa gratitude dans une lettre de remerciement pour une collaboration fidèle et durable. Une lettre de remerciement ne doit pas être considérée exclusivement comme un geste général, mais doit montrer, en fonction de l'occasion, que l'on apprécie sincèrement le client et sa fidélité.

C'est pourquoi les fêtes ou la fin de l'année ne sont pas les seules occasions d'exprimer sa gratitude pour la confiance accordée.

L'estime et les remerciements écrits et amicaux peuvent être exprimés à tout moment de l'année.

Outre les clients et partenaires commerciaux fidèles, le personnel d'une entreprise mérite également des remerciements sincères. Ces remerciements peuvent être exprimés globalement pour le travail et les performances au cours d'un exercice ou par projet. Avant que la secrétaire de bureau ne rédige une lettre de remerciement empathique, personnelle et orientée vers l'avenir, il est judicieux de répondre objectivement aux questions suivantes :

 À quoi l'assistante doit-elle faire attention lors de la préparation de la lettre de remerciement ?

Comment peut-on structurer une lettre de remerciement pour les collaborateurs ?

Pour quelles occasions les cartes de remerciement peuvent-elles constituer une alternative judicieuse à une lettre de remerciement ?

Quelle valeur ajoutée une entreprise génère-t-elle en envoyant des lettres de remerciement individuelles ?

Ce à quoi l'assistante doit faire attention lors de la préparation de la lettre de remerciement

Une lettre de remerciement est diamétralement différente de la correspondance générale au bureau. On peut dire cela parce qu'une lettre de remerciement implique avant tout des mots personnels et empathiques et une proximité avec le destinataire. La majeure partie de la correspondance quotidienne est au contraire rédigée de manière formelle, factuelle et selon la norme DIN-5008. Lors de la rédaction d'une lettre de remerciement, il importe peu de savoir si les destinataires sont des clients ou des membres de l'entreprise.

Étant donné qu'une lettre de remerciement est très différente du reste de la correspondance au sein du secrétariat, la secrétaire a tout intérêt à se pencher de manière proactive sur le texte à rédiger. Avant de rédiger le texte, elle doit réfléchir à ce qu'elle souhaite obtenir du destinataire avec sa lettre de remerciement. Des mots d'appréciation amicaux et francs ou l'envoi simultané d'un cadeau ou d'un bon d'achat peuvent déclencher différentes réactions chez le destinataire. Les réactions possibles sont par exemple :

La joie de recevoir des mots d'estime et la poursuite de la relation commerciale de confiance.

Une réaction personnelle ou écrite, par exemple une carte de remerciement en guise de réponse.

L'utilisation du bon d'achat envoyé.

Avant de concevoir la lettre de remerciement, la secrétaire doit planifier de manière proactive le type de feedback souhaité par le destinataire. L'accent doit être mis à tout moment sur les remerciements sincères et sérieux pour la coopération et la fidélité. Une telle approche renforce la relation avec le client et permet de créer une fidélisation active. Celle-ci se distingue de la variante passive. On peut dire cela parce que le client et l'entreprise sont tous deux orientés vers l'action.

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Les deux parties ont un intérêt explicite à intensifier la collaboration. Si la secrétaire focalise ses réflexions sur le sens et le but de la lettre de remerciement, elle choisira avant tout des formulations spécifiques et centrées sur le client. Celles-ci laisseront transparaître une véritable appréciation et des remerciements et auront un effet authentique.

Comment construire une lettre de remerciement pour les collaborateurs ?

Équivalente à une lettre de remerciement pour les collaborateurs ou les clients, une lettre de remerciement pour les partenaires commerciaux doit être

cordiale,

engageante et

être rédigée avec estime et empathie.

L'occasion d'adresser des remerciements aux employés pourrait par exemple être un projet réussi qui a demandé beaucoup d'efforts à un collaborateur. On peut également imaginer une prestation au sein de l'entreprise qui doit être considérée comme particulière. De même, une action interne à l'entreprise, l'obtention d'un contrat important ou la fidélité de longue date d'un collaborateur peuvent être l'occasion d'une lettre de remerciement.

Dans la plupart des cas, la secrétaire rédigera une telle lettre de remerciement au nom de son supérieur hiérarchique ou du directeur. Dans ce cas, il est important de se renseigner sur la relation entre le collaborateur et le chef. Cela permet d'inclure des informations personnelles ou des anecdotes. Si l'on souhaite remercier l'ensemble du personnel, la lettre de remerciement sera plus impersonnelle et plus générale. Il est essentiel de transmettre une appréciation, une joie et une gratitude sincères.

Pour quelles occasions les cartes de remerciement pourraient être une alternative judicieuse à une lettre de remerciement ?

Il n'est pas toujours nécessaire d'exprimer sa reconnaissance et son estime à ses clients ou à ses collaborateurs par une lettre de remerciement formelle. Les lettres de remerciement doivent être réservées à des occasions particulières. Cela implique qu'ils ne soient pas envoyés de manière inflationniste. Si tel était le cas, la valeur et le caractère unique d'une lettre de remerciement pour les collaborateurs, les partenaires commerciaux ou les clients diminueraient.

Les cartes de remerciement constituent une alternative professionnelle à la lettre de remerciement. Elles peuvent être conçues et envoyées à court terme. Les programmes modernes de traitement de texte ou les applications logicielles proposent des modèles adéquats qui permettent de créer rapidement des cartes de remerciement. Ces dernières années, l'envoi non conventionnel de cartes de remerciement par Internet est également accepté et efficace.

Les cartes de remerciement contiennent l'essentiel du contenu d'un message de remerciement, selon le principe bien connu : "bref, concis, précis". Elles transmettent au destinataire un remerciement chaleureux en quelques mots. En même temps, elles montrent qu'une entreprise a de l'estime pour une prestation ou pour la fidélité d'un client. L'envoi de cartes de remerciement, qui peuvent également être combinées avec un cadeau ou un bon d'achat, permet de renforcer durablement la relation avec le client ou la fidélité des collaborateurs.

Outre une carte imprimée de haute qualité ou une version électronique, les cartes de remerciement peuvent également être envoyées de manière classique. En écrivant personnellement une carte de remerciement à la main avec un stylo plume, on crée une impression chez le destinataire. Un message de remerciement personnel et spécifique exprime une grande valeur et une grande estime. Cela va droit au cœur et génère de la confiance et un sentiment positif chez le destinataire.

Quelle valeur ajoutée une entreprise génère-t-elle grâce à des remerciements individuels ?

Dans la relation entre le client et l'entreprise, il est essentiel de placer le besoin et l'avantage du client au centre de la relation avec le client. Les dirigeants et les vendeurs qui réussissent poursuivent un objectif valable en plus de la vente proprement dite. Ils se concentrent sur la communication avec leurs clients en fonction des besoins et des avantages. De cette manière, ils parviennent à proposer des solutions avec leurs produits et services. Cette approche génère une plus-value importante qu'il ne faut pas sous-estimer.

Cette valeur ajoutée importante consiste en une fidélisation solide et durable de la clientèle. Par fidélisation de la clientèle, on entend généralement l'attachement interne permanent du client à une entreprise. Pour atteindre cet objectif, il est essentiel que les vendeurs fassent preuve d'empathie envers leurs clients. Ils doivent pouvoir comprendre les motivations du client et ses besoins. Une vente axée sur les avantages permet ensuite de créer une relation avec le client basée sur la confiance et la sympathie. La qualité, la fiabilité et la loyauté sont d'autres composantes essentielles d'une fidélisation à long terme.

Des lettres de remerciement individuelles, des cartes de remerciement et les remerciements personnels du directeur ou du responsable clientèle peuvent professionnaliser une relation client. Cela est surtout possible parce qu'un remerciement écrit ou verbalisé contient des émotions et des sentiments. Ceux-ci sont perçus par le destinataire au niveau des sentiments et ont pour effet d'instaurer la confiance. Un cadeau venant du cœur peut également contribuer à renforcer un remerciement verbal ou écrit. En résumé, des remerciements authentiques, ouverts et sympathiques créent des liens avec les clients sur des bases solides. Ce lien ne peut pas être rompu sans effort par les concurrents, car il est émotionnellement enraciné.

La même valeur ajoutée est créée dans la relation entre l'entreprise et ses collaborateurs. En remerciant sincèrement, en offrant un cadeau ou en félicitant et en valorisant, une relation se crée de la même manière avec l'entreprise et ses dirigeants. Les employés qui se sentent valorisés par des remerciements et un remerciement personnel se sentent plus motivés. Ils ont davantage de plaisir à s'engager dans l'entreprise. Cela les incite à faire preuve d'une grande motivation et à apporter des idées. Une telle approche renforce la marque employeur, ce qui est particulièrement important pour les entreprises de toutes tailles en ces temps de pénurie de main-d'œuvre qualifiée.

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Résumé et conclusion

Une lettre de remerciement ou des remerciements écrits constituent une manière adéquate de remercier les clients ou les partenaires commerciaux. Les occasions de féliciter peuvent être, par exemple, une collaboration fidèle de longue date ou une relation commerciale fructueuse. À l'occasion d'un anniversaire, de la clôture d'un exercice ou d'une fête, il est judicieux de transmettre les remerciements de l'entreprise par le biais d'une lettre de remerciement. En général, les lettres de remerciement peuvent être envoyées à n'importe quel moment de l'année.

Les secrétaires qui reçoivent la mission de concevoir une lettre de remerciement devraient surtout se concentrer sur la rédaction d'une lettre personnalisée et spécifique. Une lettre type peut être utile pour avoir à disposition la base de la lettre. En utilisant des formulations ouvertes, aimables et empathiques dans une lettre de remerciement, l'assistante parviendra à faire en sorte que les destinataires se sentent personnellement concernés. Une lettre de remerciement authentique peut intensifier une relation commerciale et professionnaliser la fidélisation de la clientèle. Il en va de même pour les relations entre l'entreprise et ses collaborateurs.

Les membres de l'entreprise se sentent motivés de la même manière par des remerciements valorisants et authentiques.

Dans le cadre de l'entreprise, il est de bon ton d'envoyer des lettres ou des cartes de remerciement aux clients, aux partenaires commerciaux ou aux collaborateurs.

Une lettre de remerciement prend de la valeur pour le destinataire dès qu'elle est individualisée en dehors des modèles et des exemples.

Une note personnelle et des formulations chaleureuses renforcent la fidélisation des clients. Si la secrétaire atteint cet objectif, des émotions sont suscitées et la relation avec le collaborateur ou le client est consolidée durablement.

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