Système d'enregistrement du courrier

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Envoi de courrier en masse au flux de travail approprié

L'enregistrement du courrier est le processus par lequel le courrier entrant et sortant obtient les caractéristiques et la classification nécessaires pour être traité en conséquence. Cela s'applique à la fois à la correspondance écrite numérisée et à la communication électronique. De cette façon, le courrier, tel qu'une facture entrante, est inséré directement dans le flux de travail approprié, par exemple pour approbation et paiement. Les documents envoyés peuvent également être suivis sur la base de l'enregistrement de leurs caractéristiques et de la date d'envoi, même s'ils ne se trouvent plus physiquement dans l'entreprise.

Important : la gestion du cycle de vie des documents contrôle les phases par lesquelles passe un document, de sa vie à son élimination. Cette fonctionnalité n'est pas offerte dans un progiciel de gestion de documents de base. Une liste des fonctionnalités intéressantes qui ne se trouvent pas dans les paquets de base se trouve dans le Guide de la gestion des documents 2022.

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L'enregistrement du courrier est de plus en plus numérisé

À l'origine, tout le traitement du courrier était effectué manuellement par le personnel du secrétariat d'une entreprise. Ils analysaient le courrier entrant et le transmettaient à la bonne personne ou au bon service. Ils étaient également chargés de diriger le flux de courrier sortant (interne et externe), en veillant à ce qu'il soit enregistré et envoyé correctement. De cette manière, l'entreprise a pu contrôler les factures envoyées ou les demandes de renseignements (RFI), par exemple.

Aujourd'hui, la méthode d'enregistrement du courrier n'a pas changé en soi, mais a subi une variation. Les entreprises reçoivent de plus en plus de courriers numériques tels que des courriels, des factures électroniques, des formulaires web et des messages via Whatsapp et les médias sociaux. En outre, il existe un grand potentiel pour limiter le travail manuel de secrétariat. De nombreuses entreprises s'efforcent d'être le moins paperassières possible, voire sans papier.

Conseil : un progiciel de gestion documentaire peut offrir de nombreuses fonctionnalités différentes, mais toutes les entreprises n'ont pas les mêmes besoins. Il est donc conseillé de commencer par ce dont votre entreprise a réellement besoin et non par ce que proposent les formules que vous connaissez déjà. Dans le digiBook Document Management : Key Functionalities, les chefs de projet trouveront des listes de contrôle dans lesquelles ils peuvent indiquer leurs exigences et leurs souhaits pour un système de gestion de documents.

Quels systèmes prennent en charge l'enregistrement et la distribution des courriers ?

Le courrier est un document, il est donc logique que le système de gestion des documents s'occupe du registre postal. Les entreprises qui numérisent leur courrier physique peuvent consulter les informations qu'il contient dans le système de gestion des documents. L'avantage ici est que le système non seulement enregistre et envoie les données (données personnelles, propriétaire ou responsable du document, sujet, destinataire, etc. De cette manière, les courriers entrants (qu'ils soient scannés ou reçus numériquement) reçoivent immédiatement des métadonnées. Les métadonnées sont automatiquement remplies avec l'e-mail. La numérisation du courrier peut se faire manuellement ou automatiquement, cela dépend si vous êtes

Cela peut être fait avec un scanner normal ou avec la reconnaissance optique de caractères (OCR). Dans le cas de l'OCR, les métadonnées sont ajoutées automatiquement lorsque l'OCR reconnaît un champ défini afin d'en extraire les métadonnées ou grâce à l'apprentissage profond.

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À l'aide des métadonnées, le système se charge lui-même d'introduire les métadonnées dans ses flux de travail. Cela simplifie l'acheminement du courrier vers la bonne personne, le bon service ou les archives numériques. La fonctionnalité qui prend en charge cette tâche est souvent appelée "salle de courrier numérique".

Remarque : certaines entreprises choisissent de numériser leur courrier ou d'autres documents à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (ROC), de sorte que les documents physiques deviennent des fichiers texte numériques modifiables. Dans le Guide de la gestion des documents, vous trouverez une comparaison des fonctionnalités et des prix des principaux logiciels.

La distribution du courrier s'effectue de la même manière, mais vice versa. Les documents créés ou gérés par le système de gestion des documents peuvent être envoyés immédiatement par le système lui-même à la personne correspondante. Dans de nombreux cas, le canal peut être choisi (le courrier électronique reste le plus populaire). En outre, de nombreux systèmes de gestion de documents sont également reliés à la gestion de la relation client (CRM). Ils peuvent ainsi proposer un "livre de courrier numérique". Dans le dossier, il est immédiatement clair à quoi il se rapporte ou à qui il a été envoyé et quand. Le système peut également se projeter dans l'avenir et dresser la liste des tâches à accomplir par correspondance.

En plus du système de gestion des documents, il existe également d'autres systèmes qui s'occupent du registre du courrier. En général, l'enregistrement du courrier fait également partie d'un système ERP plus vaste, ou d'un module de gestion des documents au sein d'un tel système. Les entreprises dont les archives sont principalement créées autour d'un client, quant à elles, choisissent souvent de s'occuper de l'enregistrement du courrier directement dans le système CRM.

Exigences légales pour la numérisation de la correspondance

Un bureau sans papier est le rêve de nombreux employeurs et employés. Toutefois, un grand point d'interrogation concerne la validité juridique des documents numérisés. Souvent, il y a une bonne raison de préparer et d'envoyer du courrier papier. Les signatures n'ont pas toujours la même validité juridique, les filigranes sont difficiles à copier, et certains documents doivent encore être conservés sur papier à ce jour. La conservation de ces documents physiques est due soit à des politiques internes de l'entreprise, soit à des législations nationales auxquelles il faut se conformer.

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Un système de gestion des documents rigoureusement structuré aide les entreprises à se mettre sur la bonne voie pour éliminer le courrier papier. Par exemple, lorsque le système est conforme aux normes ISO, comme la norme ISO 23081 pour les métadonnées, les entreprises peuvent être sûres que leurs documents numérisés sont également valides sur le plan juridique. Il est également important d'établir des autorisations et des contrôles d'accès stricts pour les employés, de surveiller la création de documents et d'archiver ou de détruire les documents conformément à la législation et à la réglementation. Si toutes les directives du secteur sont respectées (faites attention aux réglementations correspondantes pour votre secteur particulier), la destruction du courrier papier peut être effectuée.

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