6 avantages d'une solution de salle de courrier numérique

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Salle de courrier numérique. Vous l'avez déjà entendu dire et vous avez peut-être même envisagé d'en installer une dans votre entreprise. Mais qu'est-ce qu'une salle de courrier numérique et quels sont ses avantages pour votre entreprise ? Nous sommes heureux que vous posiez la question. Tout d'abord, qu'est-ce qu'une salle de courrier numérique ? Une salle de courrier numérique fait référence à l'automatisation des processus de courrier entrant. Au lieu de regrouper, d'organiser et de distribuer manuellement le courrier, vous utilisez des technologies de numérisation et de capture de documents pour numériser et automatiser la classification et la distribution du courrier au sein d'une organisation. Et maintenant, la question à un million de dollars : comment une salle de courrier numérique peut-elle VOUS être utile ? Les avantages qu'une salle de courrier numérique peut apporter à une entreprise sont nombreux. Nous avons donc pris la liberté d'en détailler quelques-uns ci-dessous. Nous avons donc pris la liberté d'en détailler quelques-uns ci-dessous. Continuez à lire pour découvrir les 6 avantages qui, selon nous, méritent d'être soulignés. Mais d'abord...

Pourquoi une salle de courrier numérique est-elle importante pour votre entreprise ?

La plupart des entreprises prospères savent qu'à mesure que leur activité se développe, leurs responsabilités s'accroissent également. C'est pourquoi les propriétaires prennent des mesures pour s'assurer qu'ils revoient constamment les procédures d'exploitation afin d'accélérer les processus, de réduire les délais d'exécution et d'améliorer la productivité pour rester compétitifs sur leurs marchés. C'est pourquoi les entreprises commencent à réaliser l'importance de confier la gestion de leur courrier à une salle de courrier numérique. Les salles de courrier traditionnelles prennent beaucoup de temps à vos employés simplement parce qu'ils doivent trier, filtrer et distribuer manuellement le courrier pièce par pièce. La manipulation physique de votre courrier est non seulement lente, mais elle nuit à la productivité de votre entreprise. C'est pourquoi les solutions logicielles de gestion de la salle du courrier sont apparues pour vous aider à organiser efficacement votre courrier à un prix abordable.

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Avantages d'une salle de courrier numérique : 

• Automatisation du courrier : Traitez votre courrier de la bonne manière en transformant votre salle de courrier physique actuelle en une salle de courrier numérique sur site ou hors site, où chaque pièce de courrier est numérisée pour accélérer les processus de la salle de courrier, afin que vous et vos employés puissiez vous concentrer sur d'autres objectifs commerciaux importants. En utilisant un logiciel de salle de courrier virtuelle sécurisée comme celui proposé par Mail Labs, vous pourrez organiser tous les courriers et colis de la manière la plus pratique possible, en n'ayant besoin que d'une connexion Internet. Le logiciel est une solution simple, basée sur le cloud, qui permet de traiter et de stocker en ligne tous les échanges de courrier. Tout ce dont vous avez besoin est un scanner de documents (sur votre tablette ou votre smartphone), aucun autre équipement n'est requis ! Le processus est intuitif et facile à mémoriser. Tout d'abord, vous scannez l'enveloppe ou le paquet et le téléchargez sur le cloud. Ensuite, vous pouvez trier le courrier et l'attribuer au bon destinataire. Le client recevra une notification par courrier électronique l'informant qu'il a reçu un nouveau courrier et se connectera à un site Web sécurisé où il pourra choisir parmi plusieurs options la manière dont il souhaite traiter ce courrier spécifique. Ils envoient la demande d'ouverture et de numérisation, de transfert, de déchiquetage ou de recyclage du courrier ; l'opérateur de la salle du courrier reçoit alors la demande et exécute la commande. Une fois la demande prise en charge, l'opérateur peut envoyer une confirmation au client pour lui faire savoir qu'elle a été exécutée. C'est aussi simple que cela ! Tous vos clients auront accès 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à tout le courrier entrant, qu'ils utilisent une salle de courrier numérique sur site ou hors site, le tout depuis le confort de leur smartphone ou de leur ordinateur. Que vous dirigiez une petite entreprise avec une petite salle de courrier ou que vous soyez un peu plus grand, un système de courrier automatisé vous offre la meilleure solution pour développer votre entreprise plus loin et plus rapidement.

• Pas d'équipement coûteux : Seul un scanner est nécessaire pour télécharger le courrier, les abonnements, les factures, les colis ou autres sur un serveur sécurisé. Vous n'aurez pas besoin de télécharger d'applications ni d'acheter d'outils. La solution logicielle offre tout ce dont vous avez besoin pour trier, filtrer et distribuer votre courrier.

• Réduire vos coûts et économiser de l'argent : La dématérialisation a aussi ses avantages. Les entreprises constatent une réduction des coûts d'exploitation, une amélioration du service à la clientèle et, ce faisant, elles économisent de l'argent ! Avec la solution de salle de courrier numérique, les coûts du travail manuel sont exceptionnellement réduits. Parce qu'une salle de courrier numérique réduit votre dépendance à l'égard des processus manuels, son système d'automatisation se traduit par une meilleure productivité en utilisant moins de main-d'œuvre. Les opérateurs de courrier sont également libres de se concentrer sur des tâches plus essentielles et plus précieuses grâce à l'efficacité du logiciel. Sans oublier les économies instantanées que vous réaliserez sur les frais de stockage et de distribution du papier, puisque le logiciel élimine pratiquement le coût de la distribution physique du courrier. Des sociétés comme Mail Labs proposent ce service à un prix avantageux. Elles proposent une démo gratuite du logiciel, ce qui vous permet de l'expérimenter avant de vous familiariser avec la technologie. Le logiciel est facile à configurer et, une fois qu'il est opérationnel, vous êtes prêt à commencer le tri. Grâce à la formation gratuite offerte à distance et en personne, à votre propre manuel et à l'absence de frais cachés ou de coûts de démarrage, Mail Labs est la solution idéale pour transformer votre espace existant en salle de courrier numérique. Un autre avantage de taille ? Vous décidez vous-même de la manière dont vous facturez vos clients. Avec des plans d'abonnement personnalisés pour vos clients et votre propre tarification, Mail Labs est là pour faire prospérer votre entreprise.

• Sécurité et traçabilité du courrier : Votre courrier est suivi de la seconde où il est scanné jusqu'à ce qu'il vous soit livré. Et même après cela, il est toujours stocké sur le stockage numérique en nuage jusqu'à ce que vous demandiez à ce qu'il soit recyclé. Les opérateurs de la salle du courrier peuvent créer des étiquettes à code-barres ou des identifiants de courrier uniques pour chaque pièce de courrier ou colis afin de garder un œil sur lui depuis son entrée dans la salle du courrier jusqu'à sa sortie pour livraison. Cette fonction est cruciale lorsqu'il s'agit de documents importants, de courrier personnel et de colis essentiels. Ce processus permet non seulement d'accélérer les délais d'exécution, mais aussi de créer une unité entre tous les services ou branches gérés. Les solutions pour salles de courrier offrent également la possibilité d'affecter des destinataires spécifiques à une section prédéterminée de la salle de courrier (un département) afin de faciliter le suivi de leurs colis. Le contrôle et le suivi de tout le courrier dans la salle du courrier rassureront toutes les parties concernées sur la sécurité de leur courrier et garantiront qu'un autre courrier ne sera plus jamais perdu.

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• Distribution accélérée du courrier : Une salle du courrier numérique offre une expérience importante aux consommateurs. Des livraisons plus rapides. Des livraisons plus rapides ne facilitent pas seulement la tâche de l'opérateur de courrier, mais elles améliorent aussi les relations avec les clients. Autres avantages supplémentaires ? Le temps de réponse des clients est grandement accéléré (puisqu'ils sont en mesure d'agir à distance via l'internet), ce qui est particulièrement important lorsqu'il s'agit de traiter du courrier sensible au facteur temps. Il permet également d'organiser et de créer un meilleur flux de travail pour votre entreprise, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction de toutes les parties concernées. En fait, le courrier est distribué instantanément, à la personne concernée, au bon moment.

• Gestion à distance de votre courrier : Toutes les correspondances par courrier numérique sont basées sur le cloud, ce qui signifie que vous pouvez recevoir votre courrier où que vous soyez et, surtout, décider de ce que vous en ferez. Que vous choisissiez de l'ouvrir, de le transmettre, de le recycler ou de le déchiqueter, le choix vous appartient entièrement. Cela évite les interruptions inutiles dues aux déplacements vers la salle du courrier ou à l'obligation de se rendre à un siège centralisé. Si vous êtes surtout en déplacement pour le travail, vous pouvez tout de même recevoir votre courrier régulièrement. L'interface conviviale vous permet de visualiser clairement l'ensemble du courrier et de le séparer en dossiers, de le trier par date ou de le filtrer par expéditeur pour votre confort. Les opérateurs de salles de courrier ont la possibilité d'ajouter autant de clients qu'ils le souhaitent et, une fois le compte créé, le consommateur recevra des identifiants de connexion pour commencer à utiliser le service.

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Diverses industries bénéficient des salles de courrier numériques :

Outre une augmentation notable des bénéfices, de nombreuses entreprises peuvent bénéficier d'une solution de salle de courrier numérique. Il s'agit d'un service idéal pour les centres d'expédition, les services postaux et les centres de courrier, car il leur permet de traiter le courrier de tous leurs clients par voie électronique, ce qui se traduit par des clients plus satisfaits. Les instituts de soins de santé tels que les hôpitaux ou diverses sociétés financières et banques pourront correspondre en toute sécurité à tous les relevés sensibles, personnels ou importants sans mettre en péril ou craindre que les informations des employés ou des clients soient exposées. Les collèges et universités peuvent également utiliser ce service pour rationaliser la correspondance entre les professeurs et leurs étudiants, et les résidences-services peuvent bénéficier de ce service en permettant aux personnes âgées d'accéder à leur courrier sans avoir à se déplacer. Les services de salles de courrier virtuelles se développent chaque jour davantage dans tous les secteurs d'activité ; c'est pourquoi il n'y a jamais eu de meilleur moment pour envisager de transformer votre salle de courrier existante en une salle de courrier virtuelle. Grâce aux progrès de la technologie, vous n'aurez plus jamais à craindre que votre courrier soit encombré, perdu ou envoyé à la mauvaise personne. Transformez dès aujourd'hui votre salle du courrier en salle du courrier numérique en gérant votre courrier automatiquement grâce à un logiciel sécurisé qui triera et distribuera le courrier pour vous ! Offrez à vos clients le confort qu'ils méritent en leur donnant un accès et un contrôle total sur leur courrier par voie électronique. Gérez votre courrier de la manière la plus rentable et la plus pratique possible. Mail Labs offre désormais la possibilité d'ajouter votre logo personnalisé sur tous les échanges de courrier tels que les factures, les notifications et autres. Tous les courriers entrants et sortants seront marqués de votre logo pour promouvoir votre entreprise tout en préservant une image professionnelle. Une salle de courrier numérique est destinée à toute entreprise, petite ou grande, qui cherche à réussir et à se dépasser !

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) leader de la gestion du courrier et de la numérisation du courrier en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).