Le pourquoi et le comment d'une gestion efficace de la boîte aux lettres électronique

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Le pourquoi et le comment d'une gestion efficace de la boîte aux lettres électronique

Je suis, je l'avoue, un accumulateur d'e-mails. J'ai donc été heureux de participer récemment à un atelier sur la réduction des boîtes aux lettres électroniques au travail. Voici ce que j'ai appris de cet atelier et des conversations que j'ai eues par la suite avec notre service informatique.

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Avantages d'une gestion efficace des boîtes aux lettres

Réduire le désordre.  Tout comme le courrier ordinaire, nous recevons tous beaucoup de types d'e-mails différents.  Certains messages sont importants, d'autres sont simplement informatifs. Et certains sont des pourriels.  Le fait de passer régulièrement en revue le courrier et de se débarrasser de ce dont vous n'avez pas besoin vous aide à être plus organisé et vous permet de récupérer les messages vraiment importants lorsque vous en avez besoin. Réduire les coûts. De nombreuses organisations reçoivent des milliers d'e-mails par jour.  Au fil du temps, tous ces messages occupent un espace de stockage coûteux.  En outre, les plans de continuité des activités et de reprise après sinistre de certaines organisations exigent que tous ces messages soient sauvegardés chaque jour sur un autre support de stockage. Cela augmente encore les coûts.  En réduisant la quantité d'e-mails, les organisations peuvent gérer plus efficacement les coûts.  Garantir la disponibilité des e-mails.  Plus le nombre d'e-mails devant être stockés à long terme est important, plus le risque est grand que quelque chose se passe mal et empêche les e-mails de fonctionner.  La réduction du nombre d'e-mails permet à l'ensemble du système de fonctionner plus efficacement afin que les e-mails soient toujours disponibles.

Favoriser la continuité des activités et la reprise après sinistre. De nombreuses organisations dépensent beaucoup d'argent pour s'assurer que les systèmes critiques, comme le courrier électronique, sont opérationnels la grande majorité du temps et peuvent être restaurés en cas de problème.  Et la quantité de données, comme le courrier électronique, qui doit être récupérée détermine en grande partie la rapidité avec laquelle le courrier électronique peut être récupéré en cas de catastrophe.  Plus les employés gèrent leurs boîtes aux lettres, plus il est facile de se remettre d'un problème grave.

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Conseils pour réduire la taille des boîtes aux lettres

Évaluez la taille de votre boîte aux lettres. Pour ce faire, cliquez sur Fichier, puis sur Outils de nettoyage, puis sur Nettoyage de la boîte aux lettres, et enfin sur Afficher la taille de la boîte aux lettres. Demandez à votre administrateur de messagerie s'il existe une limite ou une taille de boîte aux lettres sous laquelle vous devez rester. Videz votre dossier de suppression. Si vous ne videz pas régulièrement ce dossier, le fait de le vider aura un impact important. Vérifiez votre calendrier. Si vous avez beaucoup d'entrées de calendrier avec des pièces jointes ou des fichiers volumineux, vous pouvez envisager de les nettoyer. Passez votre calendrier en vue "liste" pour voir la taille de vos entrées.

Archivez vos e-mails, si possible. Vérifiez auprès de votre administrateur de messagerie si vous pouvez créer un dossier d'archivage. Si c'est le cas, essayez d'archiver tout ce qui a plus de six mois. Les éléments archivés sont toujours accessibles et consultables, mais ils ne comptent pas dans la taille de votre boîte aux lettres.

Qu'est-ce que la gestion des e-mails ?

À l'heure actuelle, le courrier électronique est la norme de facto pour la communication d'entreprise dans les organisations. Comme tout autre type d'informations et de documents professionnels, le courrier électronique doit être inclus dans les normes organisationnelles relatives aux informations et aux documents et être respecté.

Le courrier électronique est omniprésent dans tous les aspects de toutes les entreprises et est devenu hautement critique pour l'entreprise. Pour les travailleurs de l'information, le client de messagerie était leur principale application professionnelle et ils passaient de nombreuses heures par jour à lire, répondre et collaborer par le biais des e-mails.

Pour beaucoup, la gestion des e-mails se résume à la suppression des e-mails d'un serveur et à leur sauvegarde dans un référentiel.  Mais cela ne suffit pas, car pour bien faire, chacun d'entre eux doit être classé, stocké, voire détruit, conformément aux politiques et aux normes de l'entreprise, comme cela doit être fait pour tous les autres types de documents et d'enregistrements. La gestion des e-mails implique le contrôle systématique de la qualité et de la quantité des messages électroniques envoyés et reçus par une organisation.

Les grandes quantités d'e-mails contenues dans les boîtes de réception, les dossiers d'envoi et les dossiers d'éléments supprimés font courir des risques à l'organisation et ont un impact négatif sur les performances des serveurs de messagerie de l'organisation. Les serveurs de messagerie n'ont jamais été conçus pour servir de référentiels pour de telles quantités d'e-mails et pour retirer le contrôle de ces informations à l'organisation. Sans la gestion des e-mails, il est difficile pour les organisations de répondre à leurs exigences légales de préservation en cas de litige et d'enquêtes gouvernementales, ce qui augmente les efforts et les coûts de réponse à l'eDiscovery et à la divulgation.

Les systèmes de gestion des e-mails capturent de manière centralisée les e-mails créés et reçus par les employés. En utilisant un système de classification pour gérer ce contenu, des périodes de conservation et des contrôles d'accès peuvent être appliqués pour gérer les e-mails. Les métadonnées associées aux e-mails peuvent être capturées pour permettre la gestion et la récupération de ces informations. L'archivage des e-mails est l'une des applications les plus courantes de la gestion des e-mails. Dans leur forme la plus élémentaire, ces solutions copient ou suppriment les messages de l'application de messagerie et les stockent à un autre endroit. Dans certaines de ces solutions, les messages ne sont pas archivés, mais les pièces jointes le sont et sont remplacées par un stub ou un lien dans le message. Les systèmes de gestion du courrier électronique font partie d'une solution globale. Les organisations doivent avoir des programmes de gestion des documents, composés de politiques et de procédures, de personnel et d'activités à l'échelle de l'organisation.

Le courrier électronique est un type d'information qui est souvent traité différemment des autres, même s'il ne devrait pas l'être. Les raisons de ce traitement différent sont nombreuses et reflètent :

- Le simple volume des messages concernés, qui éclipse le nombre d'autres types de documents utilisés quotidiennement.

- l'informalité avec laquelle ils peuvent être créés et transmis : tout le monde le fait, tout le temps, d'un simple clic de souris

- la facilité avec laquelle des documents peuvent être joints, même s'ils ne sont pas censés l'être.

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Ces facteurs font qu'il est difficile de comprendre pleinement la gestion des e-mails en tant que discipline et de la combattre. Les organisations choisissent souvent par défaut une ou plusieurs options inacceptables qui, selon elles, constituent une gestion, mais qui n'en sont pas vraiment. Les organisations peuvent décider que la meilleure façon de gérer le courrier électronique est de faire une ou plusieurs des choses suivantes :

- Sauvegarder tous les messages électroniques pour toujours

- Sauvegarder tous les messages électroniques dans l'application de messagerie.

- Fixer des tailles de boîtes aux lettres arbitraires pour tous les utilisateurs

- Déclarer le "courrier électronique" comme une série d'enregistrements.

- Et, bien sûr, le toujours populaire "Ne rien faire".

La meilleure réponse est de s'assurer que votre organisation a mis en place des politiques solides pour régir de telles choses. Et pourtant, nous savons pertinemment que ce n'est pas le cas de toutes les organisations. Selon une étude AIIM de 2009 sur le sujet :

- Seuls 10 % des organisations ont mené à bien une initiative de gestion des e-mails à l'échelle de l'entreprise,

- Seulement 20% sont en train de déployer un projet, et

- Même dans les grandes entreprises, 17 % n'ont pas l'intention de le faire.

Il y a beaucoup de choses que les organisations doivent déterminer :

- Quand déclarer qu'un courriel, une copie d'un message ou un fil de discussion/conversation entier constitue un document.

- Déterminer sur quoi baser la décision d'enregistrement - expéditeur, destinataire, type de contenu, pièces jointes, texte dans le courriel, etc.

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